Datenschutz für Makler: Die Rechtsgrundlagen der Selbstauskunft

Close up of woman holding pen while filling tax declaration

Die Selbstauskunft ist ein wichtiger Teil des Entscheidungsprozesses für Makler, da sie wichtige Eckdaten über den Mieter offenlegt. Neben der Verifikation von Angaben durch den Mieter, ermöglicht diese auch eine gewisse Prognose und Analyse der betroffenen Person. Zudem dient es dem Makler gerne auch mal als Beweismittel. Einerseits gegenüber dem Auftraggeber aber auch gegenüber der Aufsichtsbehörde, in welche z.B. der Nachweis einer Einwilligung erbracht wird.

Gerade hier aber lauern viele Fehlerquellen, welche dazu führt, dass die an sich sinnvolle und auch zum Teil erforderliche Selbstauskunft nicht mehr im Sinne des Datenschutzrechtes eigesetzt wird. Das Ergebnis wäre eine rechtswidrige Verarbeitung mit weitreichenden Folgen.

In diesem Blogbeitrag gehen wir speziell auf die Rechtsgrundlagen und zum Teil auf einzelnen personenbezogenen Daten ein und möchten Ihnen aufzeigen wann in welche Phase zu Erfassung dieser Informationen zulässig ist.

Die Einwilligung als Rechtsgrundlage?

Es ist gängige Praxis, dass die Makler vom Mieter eine Einwilligung, meist auch im Zusammenhang mit dem Ausfüllen der Selbstauskunft einholen. Nicht selten wird dabei übersehen, dass die Einwilligung als solche jedoch weder geeignet noch zulässig ist.  Denn gerade hier dürfte es an den Voraussetzungen (Freiwilligkeit) gem. Art. 7 DSGVO fehlen.

Zur Wirksamkeit der Einwilligung sei hier auf unserem Blogbeitrag „Die Einwilligung“ verwiesen.

Was ist den nun die korrekte Rechtsgrundlage?

Dies hängt jeweils vom Zweck der verarbeitenden personenbezogenen Daten ab und vor allem vom Status des Prozesses ab. Es ist nicht erforderlich, dass Sie bereits vor oder nach der Besichtigung umfassende Informationen erfassen. Entscheidend ist, weshalb Sie diese Informationen erfassen und was der Zweck der Verarbeitung darstellt. Wir haben hier nachfolgenden einige Beispiele aufgelistet und entsprechend dargelegt, welche Rechtsgrundlagen anzuwenden wären und welche Phasen dabei zu berücksichtigen sind.

  1. Antragsphase (Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO)

Im Rahmen der Bewerbungsphase erfolgt meist der erste Kontakt bzw. die erste Kontaktanfrage. Hier ist es nicht erforderlich, bestimmte Informationen zu erfassen. Gerade hier wird es in erster Linie darum gehen mögliche Mietinteressenten zu erfassen und Termine zur Besichtigung zu vereinbaren. Es ist an dieser Stelle weder für Sie noch für den Mieter klar ob das Objekt überhaupt den Bedürfnissen entspricht. Demnach ist in dieser Phase völlig ausreichend grundständige Informationen zu erfassen um einen ersten Kontakt zu ermöglichen.

Folgende Angaben wären an dieser Stelle ausreichend:

  • Kontaktdaten (Vor- und Zuname, Aktuelle Wohnanschrift, Telefon-/E-Mail)
  • Angaben zu Wohnberechtigungsscheinen
  • Angaben über weitere Wohnungsinteressen (Art, Größe, Ort)
  • Angaben zu Besichtigungsterminen

Als Rechtsgrundlage wird hier zunächst ein berechtigtes Interesse des Maklers vorliegen. Denn dieser ist damit beauftragt entsprechende Mietinteressenten zu finden und gemeinsam mit Ihnen die Objekte zu besichtigen. Auch liegt ein berechtigtes Interesse eines Dritten (Auftraggeber) vor, welche der Makler angeben kann. Das Berechtigte Interesse ergibt sich aus der Bearbeitung der Bewerbungsanfrage und der Terminplanung.

  1. Auswahlphase (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Nachdem ein Besichtigungstermin erfolgt, ist bzw. die Bewerbungsphase abgeschlossen ist und seitens des Mieters Interesse an der Wohnung besteht, sind weitere Angaben erforderlich. Dies ergibt sich daraus, dass der Makler nun eine Vorauswahl treffen muss, welche der Bewerber am geeignetsten ist. In dieser Phase wurden auch meist erste Fragen beantwortet und die das grundsätzliche Interesse an der Wohnung bekräftigt. Im Rahmen dieser Auswahlphase dürften folgende Informationen abgefragt werden:

  • Familienstand
  • Angaben über Personen im Haushalt (Anzahl Erwachsene, Kinder)
  • Haustiere
  • Beschäftigungsverhältnisse, Beruf und Arbeitgeber
  • Besondere Wirtschaftsverhältnisse (Insolvenzverfahren, Räumungstitel, rückständige Mietzahlungen)
  • Einkommensverhältnisse-/Gehaltsangaben       

Diese Phase ist davon geprägt, dass es bereits erste Vorgespräche gab und es nun in konkrete Vertragsverhandlungen übergeht, sodass als Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) vorliegen. Es ist nun die Aufgabe des Maklers eine Vorauswahl zu treffen und zu prüfen ob der Mietinteressent als solche auch die vom Auftraggeber genannten Anforderungen entspricht.

  1. Abschlussphase

Nachdem der Makler die Besichtigungstermine und grundsätzliche Vorauswahl getroffen hat liegt nun die Darlegung der geeigneten Mietinteressenten im Vordergrund, welche dem Auftraggeber (Vermieter) nun die Möglichkeit gibt eine entsprechende Entscheidung zu treffen. Neben dem Recht der Übermittlung aller erfassten Informationen durch den Makler an den Vermieter, wird der Vermieter weitere Angaben benötigen, um dessen Entscheidung zu treffen.

Dies gilt insbesondere zur Erfassung von Nachweisen zum Gehalt bzw. Einkommen und ggf. Abfragen an Auskunfteien.

Folgende Angaben sind nur in Ausnahmefällen zulässig:

Nachfolgende Angaben können in Ausnahmefällen erfasst werden. Diese sollten jedoch in der Entscheidungsphase erfasst werden, gerade aus Gründen des Selbstschutzes, um etwaige Vorwürfe zu vermeiden.

Diese Angaben wären jedenfalls nur dann zulässig, soweit es sachliche Gründe gibt diese auch zu erfassen. Das wäre der Fall, wenn die Vermietung von Wohnraum eine unterschiedliche Behandlung ausnahmsweise zulässig ist, welche z.B. bei Vorliegen eines schlüssigen wohnungspolitisches Konzeptes der Fall sein kann. Dies setzt voraus, dass, es notwendig ist sozial stabiler Bewohnerstrukturen und ausgewogener Siedlungsstrukturen sowie ausgeglichener wirtschaftlicher, sozialer und kultureller Verhältnisse zu schaffen bzw. zu erhalten.

  • Religiöse – und weltanschauliche Überzeugung, Rasse und ethnische Herkunft (§ 19 Abs. 3, 20 AGG)
  • Angaben zu Musikinstrumenten
  • Angaben über Mietvertragliche Pflichtverletzungen               
  • Bonitätsabfragen und Nachweise               

 Unzulässige Abfragen:

Letztlich möchten wir hier noch einige Beispiele darlegen, welche wir regelmäßig in Selbstauskünften finden und auch in unserer Praxis stets bearbeiten müssen. 

  • Staatsangehörigkeit
  • Vorstrafen und strafrechtliche Ermittlungen
  • Kinderwunsch-/Schwangerschaften
  • Sexuelle Orientierung und Heiratsabsichten
  • Mitgliedschaften in Parteien und Mietrechtsvereinen
  • Fragen zu Kontaktinformationen aktueller und früher VermieterInnen                                                                          

Fazit

Die Selbstauskunft ist ein wichtiger Bestandteil für die Entscheidungsfindung für Makler und Vermieter. Doch gerade hier sind viele Fehlerquellen zu finden. Meist erfolgt dies aus Gründen der Bequemlichkeit und Arbeitserleichterung, da es aus Sicht des Verantwortlichen meist heißt, der Datenschutz bremst aus, verlangt unnötige Bürokratie und sei zu aufwändig.

Dies ist jedoch nur dann der Fall, wenn keine geeigneten Prozesse und Strukturen im Unternehmen bestehen die eben die datenschutzrechtlichen Vorgaben auf ihre Bedürfnisse abgestimmt. Die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Regelungen wird Sie schützen, schafft Vertrauen ihrer Kunden und stärkt ihr Geschäft.