Ein Immobilienmakler spielt eine wichtige Rolle bei der Vermietung von Wohnungen. Er vermittelt zwischen Mietern und Vermietern und ist oft der erste Ansprechpartner für Wohnungssuchende. Bei der Erfassung von Bewerberdaten und ihrer Verwendung gibt es jedoch klare rechtliche Vorgaben, die eingehalten werden müssen, um die Privatsphäre und die Datenschutzrechte der Bewerber zu wahren.
Im Rahmen von Vermittlungen kommt es notwendigerweise dazu, dass bestimmte Bewerber abgelehnt werden müssen. Makler sind allerdings meist nicht nur mit der Vermittlung einer Wohnung beschäftigt, sodass die Bewerberdaten auch oft für die anderen Wohnungen genutzt werden.
Aber ist das überhaupt zulässig und welche Anforderung sind zu berücksichtigen?
Die kurze Antwort vorweg. Nein, die Verwendung der personenbezogenen Daten für andere Wohnungsvermittlungen, als die auf der sich die Betroffenen beworben haben ist grundsätzlich nicht gestattet. Es ist jedoch völlig nachvollziehbar und auch wünschenswert, dass Maklerbüros dabei unterstützen, dass entsprechender Wohnraum auch tatsächlich genutzt wird. Aus diesem Grund gibt uns der Datenschutz auch hierfür eine Möglichkeit, um gerade diesen Zweck festzulegen und die Daten dafür zu nutzen.
Wie können wir die Daten nun für andere Wohnungen nutzen?
Die Verwendung der Daten für andere als die Zwecke, wozu Sie erhoben wurden zu verwenden setzt einen Erlaubnistatbestand voraus. Diese entnehmen wir aus einer Rechtsgrundlage oder aufgrund einer Einwilligung. Eine Rechtsgrundlage selbst werden wir hier jedoch nicht ohne weiteres darlegen können, sodass für unseren Zweck einzig die Einwilligung als Erlaubnistatbestand greifen könnte.
Die Einwilligung selbst jedoch hat umfassende Voraussetzungen, die wir erfüllen müssen. (Mehr zur Einwilligung in unserem Blogbeitrag „Die Einwilligung“.).
Grundsätzlich ist im Rahmen der Vermittlung von Wohnungen die Nutzung einer Einwilligung nicht ohne weiteres möglich. Dies wird dadurch begründet, dass es im Rahmen der Wohnungssuche und Bewerbung auf Wohnraum meist zu einer gewissen Zwangslage kommt und hier erhebliche Zweifel an der Freiwilligkeit bestehen, sodass die Wirksamkeit einer Einwilligung in Frage gestellt wird.
Dies gilt jedenfalls dann, wenn es im Zusammenhang mit der eigentlichen Bewerbung und Vermittlung von Wohnraum geht. Es kommt also vielmehr darauf an genau zu prüfen zu welchen Zweck die Einwilligung eingeholt wird.
In dem hier vorliegenden Fall wird die Einwilligung nicht auf die konkret stattgefundene Wohnungsvermittlung eingeholt, sondern eben für den Fall einer Ablehnung durch den Vermieter und zum Zweck der Prüfung, ob die Bewerber für andere Wohnungen in Frage kommen.
Und genau hier liegt auch der kleine, aber feine Unterschied, welche wiederum die Nutzung der Einwilligung als Rechtsgrundlage gestattet.
Wie sollte die Einwilligung erfolgen?
Grundsätzlich kann die Einwilligung formfrei erfolgen. Das heißt sie kann schriftlich, in Textform oder auch mündlich erfolgen. Zu beweiszwecken jedoch ist zu empfehlen Sie mindestens in Textform einzuholen, sodass Sie jederzeit einen Nachweis haben.
Zudem muss die Einwilligung in informierter Weise erfolgen. Dies setzt voraus, dass die Betroffenen im Rahmen unserer Informationspflichten ausführlich informiert wurde und wir für den konkreten Fall (Verwendung der Daten für andere Wohnungsvermittlungen) müssen wir klar hervorheben und den Betroffenen die Wahl lassen, zu entscheiden, ob dies gewünscht ist.
Wann ist der beste Zeitpunkt die Einwilligung einzuholen?
Hierzu gibt es eigentlich nur eine entsprechende Vorgabe, die wir aus der DSGVO entnehmen. Diese lautet: Vor der Verarbeitung. Im Rahmen der Wohnungsvermittlung haben wir mehrere Phasen, die für uns aus datenschutzrechtlicher Sicht entscheidend sind für die Rechtsgrundlage der Verarbeitung und geben uns einen guten Hinweis darauf, wann der geeignetste Zeitpunkt ist, eben die Einwilligung einzuholen.
Die Antragsphase
Üblicherweise ist diese Phase dadurch geprägt, dass wir von Mietinteressenten eine erste Kontaktaufnahme erhalten, meist mit der Bitte um Zusendung eines Exposés oder sogar einen Besichtigungstermin.
Die Auswahlphase
Zu diesem Zeitpunkt wird es etwas konkreter und wir haben vorvertragliche Maßnahmen. Mietinteressent und Makler haben sich etwas näher kennengelernt, erste Fragen konnten beantwortet werden und in der Regel wurde die ausgesuchte Wohnung besichtigt. Hier werden weitere erforderliche Informationen zur Auswahl geeigneter Bewerber erfasst, für die weitere Entscheidungsfindung.
Abschlussphase
Die letzte Phase zeichnet sich aus, durch eine endgültige Entscheidung durch den Auftraggeber und folgt meist in einem Vertragsabschluss oder in einer Ablehnung. Nach Mitteilung der Entscheidung endet auch meist die Erforderlichkeit der Datenverarbeitung, sodass die Daten hier meist zu löschen sind.
In allen dieser Phasen könnten wir zwar eine Einwilligung zu unserem neuen Zweck einholen. Jedoch eignet sich die weder Antragsphase dafür, da uns bestimmte Informationen nicht vorliegen, die entscheidend sein können und auch die Abschlussphase als solche wäre eher ungeeignet da wir, um die Prozesse zu beschleunigen bereits hier andere Angebote geprüft haben möchten und mit der Entscheidungsmitteilung die anderen Angebote dem Mietinteressenten übergeben möchten.
Mithin ergibt sich, dass die Auswahlphase am geeignetsten ist. Denn hier erfragen wir konkrete Angaben im Rahmen der Selbstauskunft und können direkt darüber informieren, dass bei Ablehnung durch den Vermieter ggf. andere Objekte in Frage kommen, sodass wir hier abfragen können, ob die bereitgestellten Informationen dafür genutzt werden dürfen und im Falle einer Ablehnung andere Angebote geprüft und vorgeschlagen werden können.
Fazit:
Wenn Sie viele Wohnungen vermitteln und die Daten der Mietinteressenten auch hierfür nutzen möchten, informieren Sie die Betroffenen und holen sich konkret für diesen Zweck die Einwilligung. Der optimale Zeitpunkt ist die Auswahlphase, sodass Sie ihre Prozesse und Dokumente (Selbstauskunft) dahingehend angepasst haben sollten.
